Hoe u een rapport correct schrijft, in 10 stappen

In onze dag, zowel op de werkplek als daarbuiten, Het is niet ongebruikelijk dat we in sommige gevallen een rapport moeten opstellen om rekening te houden met elke situatie of probleem.

Of het nu gaat om het indienen van een klacht, het doen van een aanvraag of het eenvoudigweg documenteren van een specifieke situatie, dit is het type document dat we meestal zullen schrijven. Maar sommige mensen vinden het complex om een ​​rapport te maken. Daarom bieden we u in dit artikel een reeks stappen voor het schrijven van een rapport, op een algemeen niveau.

Wat is een rapport?

Een rapport is een soort document geschreven in proza ​​dat wordt uitgevoerd met het doel dat de persoon die het doet, iets kan communiceren dat verwijst naar een situatie of onderwerp voor andere mensen. doorgaans ze zijn meestal gericht op hogere instanties (bijvoorbeeld aan de gemeenteraad of aan een superieur), hoewel je ook rapporten kunt vinden die erop gericht zijn iets met een professional anders dan ons te communiceren, zodat je met dezelfde gegevens en contrast kunt werken of ze kunt uitbreiden.

Er is een breed scala aan rapporttypen, die verschillende doelen en gedifferentieerde structuren kunnen hebben. In dit artikel wordt echter voorgesteld een rapport op te stellen dat rekening houdt met de algemene structuur van een van deze.

Stappen om een ​​rapport voor te bereiden

Bij het opstellen van een rapport moeten we in gedachten houden dat we in de eerste plaats zullen moeten nadenken over hoe, wanneer en waarom we het gaan doen. Vervolgens zal het rapport worden geschreven op basis van de te reflecteren situatie en de voorgaande overwegingen.

Hieronder vindt u een aantal handige stappen om een ​​rapport correct te schrijven.

1. Welk doel hebben we?

Voordat we beginnen met schrijven, moeten we reflecteren op wat we willen bereiken met ons rapport. Gaan we de oplossing van een probleem opvragen of eenvoudigweg gegevens opslaan om ze later te gebruiken?? Willen we een wetenschappelijk onderzoek reflecteren of een klacht indienen?? We moeten er rekening mee houden om het type rapport te selecteren dat het meest relevant is volgens de case.

2. Houd rekening met het type tekst dat u gaat gebruiken

Niet alle rapporten zijn hetzelfde, elk met zijn eigen onderscheidende kenmerken. Bijvoorbeeld, een blootstellingsverslag zal gegevens weergeven zonder enige vorm van interpretatie daarover, er is geen mogelijkheid om conclusies te trekken, terwijl een demonstratietype vereist dat het onderwerp hypothesen uitwerkt en op de proef stelt om een ​​reeks resultaten en conclusies te verkrijgen.

3. Overweeg het doelwit

Het doet er niet alleen toe wat of wat, maar ook je moet nadenken over welk publiek ons ​​rapport als doel heeft. Dit zal ons in staat stellen het taalniveau zowel aan onze behoeften als aan die van het publiek aan te passen.

4. Selectie en analyse van de info

Op basis van de vorige stap is het essentieel om de informatie die we willen bieden te verzamelen en op de juiste manier te structureren, zodat onze spraak een rode draad heeft. Het type gegevens dat moet worden weergegeven en wie of hoe de informatie is geëxtraheerd moet ook in aanmerking worden genomen..

5. We kunnen grafische elementen gebruiken

Hoewel dit afhankelijk is van het type rapport, is het mogelijk visuele elementen te gebruiken die het begrip van de gegevens vergemakkelijken. We verwijzen bijvoorbeeld naar het gebruik van staafdiagrammen om frequenties te analyseren of om een ​​analyse van winsten en kosten uit te voeren.

6. Titel

Hoewel het misschien stom lijkt om het te noemen, het rapport op een duidelijke manier leiden, relatief ten opzichte van het onderwerp dat de realisatie ervan inhoudt en gemakkelijk te begrijpen is Het is iets dat het begrip van lezers enorm vergemakkelijkt.

7. Schrijf de inleiding

In dit eerste deel van het verslag in kwestie zullen we een korte samenvatting geven van het onderwerp dat in het rapport moet worden behandeld. Daarin moet het doel van de realisatie van genoemd rapport verschijnen en het probleem dat de noodzaak van zijn bestaan ​​genereert en de context waarin het wordt uitgevoerd..

8. Breidt de ideeën uit en legt uit wat werd onderzocht in de ontwikkeling

In de tekst van het rapport zullen we de informatie over het gebeurde of de onderzochte informatie ordenen en uitbreiden, het vrijgeven van de methoden en acties die laten zien hoe de situatie werd geproduceerd of uitgevoerd en hoe de gegevens te verkrijgen. Als het een rapport is dat een onderzoek weergeeft, zullen aspecten zoals theoretische modellen en verkenning van de situatie worden opgenomen..

9. Maak een conclusie

In het laatste deel van het rapport het eindresultaat van wat werd onderzocht en weergegeven in het rapport of de vraag of het verzoek moet worden weerspiegeld wat gedaan wordt om de situatie op te lossen. Het moet duidelijk en begrijpelijk zijn.

10. Taal die moet worden gebruikt

Het is essentieel dat de taal overal duidelijk en beknopt is. Het moet formeel en objectief worden geschreven, in de derde persoon en in een passieve stem. De feiten moeten worden gescheiden van de conclusies die worden getrokken (als die er zijn) en je moet direct omgaan met de gegevens waar je mee te maken hebt als je ze behandelt.