Bedrijfscommunicatie veel voorkomende typen, kenmerken en fouten

We leven in een samenleving waarin een groot deel van de arbeidsmarkt is geconfigureerd op basis van de zakelijke omgeving. Of het nu grote multinationals, KMO's, familiebedrijven of zelfs individuele diensten zijn, ze moeten allemaal rekening houden met het feit dat een essentieel element voor hun voortbestaan ​​samenhang is in de organisatie en communicatie tussen hun onderdelen om de krachten te bundelen en een gemeenschappelijk doel te bereiken.

In die zin kunnen we dat bevestigen Zakelijke communicatie is een van de belangrijkste elementen van een organisatie, vooral als het enige complexiteit heeft, goed werkt en zich kan aanpassen en overleven. En het gaat over deze communicatie over waar we het in dit artikel over zullen hebben.

• Gerelateerd artikel: "Psychologie van werk en organisaties: een beroep met een toekomst"

Wat is zakelijke communicatie?

Het wordt begrepen als zakelijke communicatie naar de reeks processen die door een bedrijf of een deel ervan wordt uitgevoerd om reisinformatie te maken, zowel intern tussen verschillende afdelingen of functies van het bedrijf, of als we het hebben over de communicatie van het bedrijf met de buitenkant.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat dergelijke communicatie in de regel niet alleen de mogelijkheid inhoudt om de informatie te verstrekken, maar ook het ontvangen ervan omvat: We staan ​​voor een wederzijdse uitwisseling van gegevens.

Een goede zakelijke communicatie geeft de voorkeur aan het feit dat alle leden van het bedrijf gemotiveerd kunnen blijven en dat hun acties bekend kunnen zijn, waardoor de onzekerheid van zowel werknemers als leiders met betrekking tot de staat van hetzelfde wordt verminderd.. Het vergemakkelijkt ook de interactie en verbetert de werkomgeving, naast het verbeteren van de productiviteit en het mogelijk maken om nog beter op alle mogelijke situaties te reageren.

Algemene doelstellingen

De doelstellingen van zakelijke communicatie zijn gemakkelijk te begrijpen. Intern laat het enerzijds toe om een ​​coherente organisatie te produceren en de informatie en resultaten verkregen door de verschillende afdelingen of werknemers te delen, evenals de doelstellingen van het bedrijf en de bedrijfsvisie om gegenereerd en overgedragen te worden..

ook vergemakkelijkt het begrip van wat er van elke werknemer wordt verwacht, evenals het begrip van de werkelijkheden waarmee elk van hen te maken krijgt. Het vergemakkelijkt ook dat alle werken in dezelfde richting, en dat nieuwe manieren om hun eigen verantwoordelijkheden uit te voeren, kunnen worden geleerd.

Op het niveau van communicatie met de buitenwereld is zakelijke communicatie essentieel om contact te maken met de media en een positief beeld van het bedrijf zelf te genereren, evenals om de doelgroep te analyseren en hun behoeften te beoordelen. Het stelt ons ook in staat potentiële klanten te leren kennen en de veranderingen te beoordelen die inherent zijn aan de dynamische en vloeiende maatschappij waarin wij leven, iets fundamenteels om te anticiperen op mogelijke moeilijkheden en zich aan te passen aan de omgeving..

Om communicatie efficiënt te laten zijn, is het noodzakelijk dat het bedrijf zelf effectieve kanalen hiervoor creëert, evenals de overdracht van informatie via zijn acties, het genereren van middelen om te communiceren en ook actief werken zodat er geen onzekerheid is Over wat er gevraagd en gevraagd wordt binnen de organisatie.

Het is ook belangrijk om zowel aan formele als informele aspecten te werken, en om de behoeften en gedachten van de verschillende werknemers te beoordelen. Empathie is ook fundamenteel, evenals goede regulering en planning van communicatiemechanismen.

• Misschien ben je geïnteresseerd: "Bedrijfsidentiteit: wat is het en hoe definieert het organisaties"

Verschillende soorten zakelijke communicatie

Niet alle bedrijven en organisaties communiceren op dezelfde manier, en dat zijn er ook verschillende soorten en classificaties van zakelijke communicatie op basis van verschillende criteria.

1. Intern en extern

De eerste is degene die het onderscheid tussen interne en externe communicatie vaststelt, het eerste is dat wat wordt geproduceerd tussen de verschillende afdelingen en werknemers van het bedrijf zelf en het tweede is gericht op het tot stand brengen van een communicatie met de omgeving..

2. Bidirectioneel en monodirectioneel

Evenzo kunnen we ook zakelijke communicatiestijlen vinden met een hoger of lager niveau van interactiviteit, kunnen vinden van de meest gebruikelijke bidirectionele communicatie waarin verzender en ontvanger communiceren en informatie uitwisselen tot de monodirectionele communicatie waarin slechts één bericht wordt verzonden, in het algemeen van machtsposities, naar een ontvanger die geen optie heeft om te antwoorden.

3. Oplopend, aflopend en horizontaal

Binnen de interne bedrijfscommunicatie van een organisatie kunnen we drie grote typen vinden, afhankelijk van het punt waar de informatie begint en de positie tussen de zender en de ontvanger van dezelfde communicatie. We spreken van neerwaartse communicatie wanneer de communicatieve handeling wordt uitgevoerd door een uitgever met een hogere lading dan de ontvanger.

Als het de ondergeschikte is die de boodschap aan zijn leidinggevende geeft, spreken we van opwaartse communicatie. In beide gevallen zouden we worden geconfronteerd met een vorm van verticale communicatie, dat wil zeggen een communicatie waarin de onderwerpen die de communicatieve handeling onderhouden hebben een ongelijkheidsrelatie in termen van macht (er is een hiërarchie tussen hen).

Het andere geweldige type communicatie is horizontale communicatie, die tot stand wordt gebracht tussen individuen die dezelfde positie hebben en zich op hetzelfde niveau van de hiërarchie bevinden.

4. Formeel en informeel

Tot slot moet worden opgemerkt dat we in zakelijke communicatie het bestaan ​​van twee verschillende soorten communicatiekanalen kunnen vinden: formeel en informeel. De eerste is waar de technische aspecten meestal worden behandeld en gekoppeld aan de taken zelf, zijnde een soort van respectvolle communicatie en gericht op de reden en het doel van het bedrijf.

In informele communicatie echter, meer flexibele en natuurlijke communicatie wordt meestal ingesteld, vooral gericht op interpersoonlijke relaties en vaak het grootste effect op werkwelzijn. Dit laatste varieert sterk, afhankelijk van wie het uitvoert en kan de werkplek overstijgen, omdat het moeilijk te controleren is door de organisatie.

Mogelijke bedreigingen voor goede communicatie

Het feit van het onderhouden van een efficiënte zakelijke communicatie is van fundamenteel belang, maar het is niet eenvoudig. En er moet rekening worden gehouden met het bestaan ​​van een hoge mate van variabiliteit in situaties die zich kunnen voordoen, evenals het bestaan ​​van misverstanden, misbruik en moeilijkheden in de communicatie van een bedrijf.

1. Gebrek aan consistentie

Een van de factoren die het meest van invloed is dat communicatie echt nuttig is, is de geloofwaardigheid van de uitgever en de aandacht die aan de ontvanger van de boodschap wordt geschonken. Een voorbeeld hiervan is het bestaan ​​van dissonanten tussen wat wordt gezegd en wat er wordt gezegd. is gedaan, niet om de emittenten te houden een manier van handelen die consistent is met de uitgegeven berichten.

Dit laatste kan gebeuren bij elk van de werknemers van het bedrijf, ongeacht hun hiërarchische positie of als ze praten met een meerdere, ondergeschikte of iemand op hetzelfde niveau van de hiërarchie, en ernstige repercussies voor zowel het onderwerp (afhankelijk van de situatie) veroorzaken. kan uiteindelijk als slecht of zelfs als verworpen worden beschouwd) voor de organisatie (het genereren van een lager niveau van vertrouwen in de persoon en in geval van een hoge positie, zelfs in de organisatie).

Op dezelfde manier en bijvoorbeeld in het geval van grote bedrijven met een groot aantal afdelingen, als er verschillen zijn tussen de cijfers van autoriteit of referentie binnen het bedrijf waarschijnlijk kan een situatie genereren waarin de werknemer niet echt weet wat leiderschap zou moeten zijn, iets dat frustratie en wantrouwen kan veroorzaken.

Evenzo is het noodzakelijk om heel voorzichtig te zijn met de interpreteerbaarheid van de berichten, omdat het bestaan ​​van ambivalentie ertoe kan leiden dat verschillende afdelingen of arbeiders tegengestelde dingen gaan interpreteren. Wat zakelijke communicatie beoogt, is juist om de interne organisatie en samenhang te waarborgen, zodat onduidelijke berichten met verschillende interpretaties onzekerheid en twijfel kunnen veroorzaken bij de ontvangers van het bericht.

2. Gebrek aan emotionele connectie

Een ander probleem is te vinden in de manier waarop communicatie plaatsvindt. In sommige organisaties kan het bijvoorbeeld moeilijk zijn om een ​​gevoel van emotionele gehechtheid te creëren, wat bij werknemers minder betrokkenheid en productiviteit kan genereren en bij gebruikers een gebrek aan interesse en het zoeken naar andere alternatieven. Het is noodzakelijk om te waarderen dat alles dat is gedaan, en zelfs wat niet is, is in principe communicatief.

De boodschap zelf is dus niet alleen belangrijk, maar ook de manier waarop deze wordt verzonden: deze is niet hetzelfde en biedt evenmin dezelfde sensaties als een persoonlijke ontmoeting of het zoeken naar een echt contact.

3. De context niet begrijpen

Het moet ook worden gewaardeerd de aanpassing aan de huidige situatie en sociale vooruitgang, evenals de bijzonderheden van de situatie zelf. Bijvoorbeeld in een steeds meer geglobaliseerde samenleving en waar nieuwe technologieën directe communicatie met een groot aantal mensen tegelijkertijd mogelijk maken, kan het nodig zijn om te analyseren en te investeren in communicatiebeleid dat rekening houdt met de kracht van netwerken en hoe de gewenste informatie correct kan worden verzonden, naast het beoordelen van contact met potentiële klanten uit andere delen van de wereld.

Evenzo is het ook nodig om de eigen situatie van het bedrijf te beoordelen om niet meer te doen dan het kan dekken, noodzakelijk om rekening te houden met de situatie van het bedrijf als geheel.

Een ander probleem zou de inhoud van de berichten kunnen zijn die worden uitgegeven: het is mogelijk dat, hoewel de communicatie bestaat, deze de inhoud die nodig is om te verzenden niet verzendt of niet begrijpt. Het kan zich richten op tamelijk aanvullende aspecten en bijvoorbeeld de oriëntatie of doelstellingen vermijden die een bepaalde functie zou moeten hebben, of dat ze als vanzelfsprekend het bestaan ​​beschouwen van een kennis die nooit expliciet is gemaakt.

4. Isolatie en gebrek aan communicatie

Ten slotte is misschien wel het belangrijkste probleem dat kan worden geëxtrapoleerd uit alle voorgaande, de mogelijkheid dat er geen echte communicatie is.

Het duidelijkste voorbeeld is het stabiele en continue gebruik van monodirectionele communicatie, wat kan leiden tot stagnatie en een gebrek aan inzicht in wat er in de organisatie zelf gebeurt. Gelukkig wordt het tegenwoordig het minst gebruikt, juist omdat het het minst efficiënt en nuttigst is.

Het is ook mogelijk dat de verschillende posities niet over de juiste mechanismen beschikken om contact te maken zelfs als hun mening gehoord zou worden, omdat er minder feedbackmogelijkheden zijn of zelfs dat verschillende delen van het bedrijf geen contact met elkaar hebben. Het is noodzakelijk om deze interactie op een actieve manier te stimuleren.

Bibliografische referenties:

• Andrade, Horacio. (2005). Interne organisatiecommunicatie: proces, discipline en techniek. Spanje: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Wetenschap en informatietheorie. Mineola, N.Y .: Dover.