Hoe de tijd te beheren om efficiënter te werken op het werk

ironisch, tijdmanagement is een probleem waar we allemaal mee te maken hebben, maar we hebben geen tijd om dit aan te pakken. Het is echter de moeite waard om wat tijd te besteden aan het analyseren van hoe we onze tijd 'besteden' en na te denken over hoe we efficiënter kunnen werken. Tijd winnen om efficiënter te werken op het werk is mogelijk, maar het is een probleem waar we voor staan.

De tijd verstrijkt immers. En hoe meer tijd verstrijkt zonder het probleem aan te pakken, hoe meer tijd we verliezen, hoe meer energie we zullen verspillen en hoe meer mogelijkheden we zullen loslaten. Dat is waarom Het is essentieel om onze manier van tijdsbesteding te analyseren om de noodzakelijke veranderingen door te voeren. 

21 tips om tijd te beheren en efficiënter te zijn

Tijdbeheer is een complex probleem dat varieert van het verhogen van de productiviteit tot het in balans houden van werk en gezinsleven, het vermijden van burn-out, het creëren van goede gewoonten of het vaststellen van langetermijndoelen, naast andere kwesties. Planning en prioriteiten stellen zijn de basis om controle te krijgen over onze tijd en ons leven, ongeacht onze bezigheid. Auteur Jory MacKay stelt 21 strategieën voor om de tijd effectief te beheren.

Begrijp waar je tijd naartoe gaat

Tijdmanagement gaat niet over het onderdrukken van de angst om tijd te verspillen. Het gaat erom inzicht te krijgen in de krachtige voordelen van slim gebruik van onze tijd, legt MacKay uit. Vandaar de eerste tips en strategieën:

1. Begrijp waarom tijdsbeheer belangrijk is. Tijdmanagement gaat niet over het onderdrukken van de angst om tijd te verspillen. Het gaat erom inzicht te krijgen in de krachtige voordelen van het verstandig gebruik van onze tijd.

2. Wees realistisch over hoeveel werk je op een dag kunt doen. We kunnen tijd beschouwen als een hulpmiddel dat we gewoon meer nodig hebben, maar meer tijd betekent niet meer productieve tijd. De eenvoudigste vorm van tijdmanagement is om in te plannen wanneer en waar u gaat werken.

3. Ontdek waar je je tijd verspilt. Hoe meer je begrijpt hoe je je dag doorbrengt, des te effectiever je tijdmanagementinspanningen zullen zijn.

4. Stel dagelijkse doelen en waarschuwingen in over hoe u tijd doorbrengt. Zodra u een overzicht heeft van hoe u uw tijd doorbrengt, kunt u dagelijks beginnen met het aanbrengen van wijzigingen.

5. Maak een ochtendroutine die je motiveert. Een goede ochtendroutine kan je voorbereiden op een productieve en zinvolle werkdag, want het geeft je de kans om te beginnen met een positieve impuls waar je de rest van de dag gebruik van zult maken.

6. Ontslag nemen voor multitasking. Studies hebben aangetoond dat het onmogelijk is voor mensen om zich op meer dan één taak tegelijk te concentreren. Wanneer je merkt dat je de focus verliest, stop dan en schrijf wat je denkt voordat je teruggaat naar de taak die voorhanden is.

Geef zinvol werk prioriteit en delegeer de rest

Als we eenmaal weten waar onze tijd naartoe gaat, moeten we beslissen waar we onze tijd aan (en niet) moeten besteden, legt MacKay uit. Hiervoor:

7. Scheid de urgentie van belangrijk werk. Het onderscheiden van wat urgent is van wat niet is en wat belangrijk is of wat niet, helpt je prioriteiten te stellen in je tijd en een kalender te tekenen waarmee je belangrijker werk kunt doen en minder dan wat niet belangrijk is..

8. Prioriteer zonder genade. Kies de belangrijkste doelstellingen en focus daarop.

9. Gebruik de 30X-regel om meer taken te delegeren. Mackay stelt voor om de door Rory Vaden voorgestelde regel te volgen, die stelt dat we ons 30 keer de tijd moeten geven die we nodig hebben om een ​​taak te volbrengen om iemand anders te trainen om het te doen. Door de tijd te nemen om een ​​andere persoon te delegeren en te trainen, krijg je een netto winst van 1100 minuten per jaar. Of, zoals Vaden zegt, een toename van ROTI van 733% (teruggave van bestede tijd).

10. Haal het "nee" op in je vocabulaire. Volgens een artikel van de University of Chicago en gepubliceerd in de Journal of Consumer Research, door te zeggen "Ik doe" niet iets, in plaats van "Ik kan het niet", konden deelnemers zich gemakkelijker van ongewenste toezeggingen afscheiden.

Stel een efficiënt dagschema op

Zodra het bovenstaande is gedaan, het is tijd om een ​​schema te ontwerpen om tijd effectief te beheren.

11. Stel planningen in, geen deadlines. Mackay komt hier op aanraden van James Clear. In plaats van jezelf een deadline te geven om een ​​bepaald doel te bereiken (en je dan een mislukking te voelen als je niet slaagt), kies je een doelstelling die belangrijk is en stel je een schema in om overeenkomstig te werken.

12. Programmeer met tijd, niet met taken. Neem grote taken en deel ze in getimede sessies. Door de dag te organiseren door de tijd in plaats van huiswerk in te delen, gaan we van het beheren van ons schema rond een onbekende datum (taak) naar een bekende tijd.

"Een kalender is eindig; Er is slechts een bepaald aantal uren per dag. Dat feit wordt duidelijk op het moment dat we proberen een onwerkelijk aantal dingen in een eindige ruimte te plaatsen ". 

-Peter Bregman-

13. Tijdschema voor onderbrekingen en onderbrekingen. We hebben tijd nodig om uit te rusten en te veronderstellen dat er onderbrekingen zijn. Niet erop rekenen is chaotisch. De onderbrekingen komen aan of ons lichaam vertelt ons dat we een pauze moeten nemen. Als we er niet op hebben gerekend, komt ineens ons perfect geformuleerde programma naar beneden.

14. Aparte tijd maker van tijd manager. Het is heel gemakkelijk om het te vullen met administratieve taken en niet genoeg tijd te laten voor zinvol werk. Eén ding is do en nog een beheren.

15. Activiteiten partij de hele week door. Groepeer soortgelijke activiteiten en profiteer van het momentum dat je krijgt als je begint. Past de eerste wet van Newton's beweging toe op productiviteit: "Een object in beweging, blijft bewegen".

Gebruik de locatie in uw voordeel om de tijd te beheren

Je agenda of tijdlijn zijn niet de enige hulpmiddelen voor tijdbeheer die je hebt. Mackay suggereert enkele manieren die u op de werkplek kunt gebruiken die invloed kunnen hebben op uw manier van werken.

16. Test de methode Popcorn op de werkplek om je tijd te ontgrendelen. Veranderende werkpleklocatie gedurende de dag kan een uitstekende manier zijn om de motivatie en productiviteit te behouden. Deze Joel Runyon-techniek werkt als volgt:

• Noteer alle taken die u vandaag moet doen.
• Verdeel die lijst in 3 gelijke secties of in drie groepen (veel, gezien in raad 15).
• Kies 3 verschillende locaties voor elke batch werk.

17. Werk met de natuurlijke energiecyclus van uw lichaam. Werk aan het doen wat voor u het beste werkt, zodat u niet alleen nadenkt over het beheer van uw tijd, maar ook over uw energie.

Bescherm uw tijd

Er zal nooit een gebrek aan dingen zijn om te doen dat je tijd zal proberen te bezetten. Dat is waarom je het moet beschermen, om te voorkomen dat je het op de verkeerde manier gebruikt. Mackay stelt deze tips voor om dit te bereiken:

18. Gebruik de strategische luiheid om aan de juiste dingen te werken. Het concept van "strategische luiheid" verwijst naar het prioriteren van werk en taken die belangrijk zijn en zichzelf toestaan ​​lui te zijn waarbij ze er niet toe doen.

"Niets is minder productief dan efficiënter te maken wat helemaal niet zou moeten gebeuren".

-Peter Drucker-

19. Automatiseer gericht niet-onderhandelbaar weer gedurende de dag. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw gerichte werksessies soepel verlopen. Hiervoor is het belangrijk om jezelf te beschermen tegen afleiding. Er zijn tools die u helpen met anderen te communiceren dat u niet automatisch beschikbaar bent. Als dat niet zo is, kun je manieren zoeken om anderen te laten weten dat je op een werkmoment zit waar je geen last van hebt.

 20. Gebruik de Ivy Lee-methode om de dag goed af te ronden. Ivy Lee stelde deze eenvoudige dagelijkse routine van vijf stappen voor om maximale productiviteit te bereiken:

• Schrijf aan het einde van elke werkdag de zes belangrijkste dingen die je morgen moet bereiken. Schrijf niet meer dan zes taken.
• Geef prioriteit aan die zes elementen in volgorde van belangrijkheid.
• De volgende dag concentreer je je alleen op de eerste taak. Werk totdat u de eerste taak hebt voltooid voordat u naar de tweede taak gaat.
• Kom op dezelfde manier dichter bij de rest van uw lijst. Aan het einde van de dag, verplaatst u de onvoltooide items naar een nieuwe lijst met zes taken voor de volgende dag.
• Herhaal dit proces elke werkdag.

21. Vergeet de voordelen van vrije tijd niet. Tijd beheren betekent niet alleen werken. Om een ​​evenwicht in het beroepsleven te vinden dat ons gezond en gelukkig houdt, moeten we ervoor zorgen dat we tijd vrijlaten voor rust, ontspanning en socialisatie.

Tijd winnen en productiever zijn is een uitdaging die voor iedereen bereikbaar is. We moeten ons er echter van bewust zijn dat we moeten stoppen en nadenken over wat we doen, hoe we het doen en wat we echt willen bereiken. Doen betekent niet noodzakelijkerwijs werken, laat staan ​​eindigen.

Besteed een tijd, die u nodig heeft, om uw routines te analyseren en uw taken opnieuw te bekijken. Met deze indicaties om de tijd te beheren, zal het veel gemakkelijker zijn om je werk of je studie onder ogen te zien en betere resultaten te behalen.

De drie fasen van hoge prestaties, volgens Manuel Coloma High Performance, zijn geen concept dat beperkt is tot topsporters of grote zakenmensen. We kunnen allemaal streven naar high performance people, omdat we allemaal veel meer kunnen worden dan we nu zijn, veel meer dan we ons ooit zouden kunnen voorstellen. Meer lezen "